- 日付単位の日程調整で決まらない理由
- 時間単位で候補を出す3つの方法
- 時間帯の区切り方のコツ
- 時間単位の日程調整についてよくある質問
- 最初から時間単位で聞くのが一番早い
「◯日はどうですか？」と聞いて「その日は空いています」と返ってきたのに、いざ時間を決めようとしたら「午前は無理です」と言われる。日程調整が日付単位だと、この二度手間が必ず起きます。
この記事では、日程調整を時間単位で行う方法を、使う道具ごとに解説します。時間帯をどう区切ればいいか、午前と午後のどちらを提案すべきか、といった判断のコツも扱います。
日付単位の日程調整で決まらない理由
日付だけで候補を出すと、回答者は「その日のどこかが空いていれば○」を付けます。すると次のようなことが起きます。
- 全員が○を付けた日に、実は全員が空いている時間帯が1つも無い
- 「午後なら」「17時以降なら」という条件付きの○が混ざり、集計が意味をなさない
- 結局、日付が決まったあとに時間を決めるための2回目の調整が発生する
会議・打ち合わせ・面談のように1〜2時間で終わる予定は、最初から時間単位で候補を出すべきです。日付単位で十分なのは、終日イベントや泊まりの旅行のように「その日は丸ごと空けてほしい」場合だけです。
時間単位で候補を出す3つの方法
方法1：LINEスケジュールに時間帯を書き込む
LINEの日程調整機能は候補が日付単位で、「◯日の19時」と「◯日の20時」を別の候補として立てることはできません。時間帯を分けたいときは、イベント名や説明欄に時間を書くか、候補日を「◯日（19時）」「◯日（20時）」のように分けて立てることで代用します。手軽ですが、候補が増えると一覧が見づらくなります。作り方はLINEスケジュールの作り方・使い方を参照してください。
方法2：Googleカレンダーの予約スケジュール
Googleカレンダーの「予約スケジュール」機能は、自分の空き時間を30分・60分などの枠に区切って公開し、相手に選んでもらう仕組みです。時間単位の調整には向いていますが、相手が枠を選ぶ一方向の仕組みなので、複数人の都合を突き合わせる用途には使えません。1対1の面談やお客様との商談に向いています。
方法3：時間単位に対応した日程調整ツールを使う
複数人の空き時間を突き合わせて時間単位で候補を出すなら、専用のツールが確実です。カレンダーと連携して全員の空き時間から候補を自動で作るため、手で候補を考える必要がありません。
たとえばスケコンでは、候補を出す前に次の条件を決めます。
| 設定項目 | 選べる内容 |
|---|---|
| 開催時期 | 直近1週間／直近2週間／期間を指定 |
| 時間帯 | 「ミーティング 09:30〜19:00」「食事会 19:00〜23:00」のプリセット、または時間を指定 |
| 所要時間 | 15分／30分／45分／60分／75分（時間指定で任意の長さも可） |
| 移動時間 | 0分／15分／30分／45分／60分 |
この条件でカレンダーの空きを突き合わせると、「10月8日 14:00〜15:00」のように時間まで入った候補が自動で並びます。回答者は登録不要でURLから選ぶだけです。1対1の場合は「1対1予定調整」機能の使い方、複数人の場合は「複数人で予定調整」機能の使い方で手順を確認できます。
時間帯の区切り方のコツ
所要時間は短めに設定する
60分の会議でも、候補を出すときは30分や45分で設定したほうが決まりやすくなります。所要時間が長いほど「全員が連続して空いている枠」は減るからです。実際の会議が60分なら、候補が決まってから延長を伝えれば済みます。
移動時間を忘れない
対面の打ち合わせでは、前の予定の終了時刻から移動時間を引いた枠しか実際には使えません。移動時間を0分にしたまま候補を出すと、「候補には○を付けたが、実際には間に合わない」が起きます。訪問や来社を伴う場合は、必ず移動時間を入れてください。
候補は3〜5枠に絞る
時間単位にすると候補が一気に増えます。20枠並べられても回答者は困るだけなので、3〜5枠に絞って提示してください。ツールで自動生成した場合も、上位の候補だけを見せる設定にします。
時間単位の日程調整についてよくある質問
調整さんは時間単位の入力ができますか？
調整さんは候補を自由に入力できるので、「10/8 14:00〜」のように時刻を書くことはできます。ただし候補は主催者が手で入力するもので、参加者のカレンダーから空き時間を自動で出す仕組みではありません。候補が多いと入力と集計の手間が増えます。
スケジュール調整を時間単位でできるツールは？
カレンダー連携型の日程調整ツール（スケコン・TimeRex・Spir・Jicoo など）は、いずれも時間単位で候補を出せます。無料枠の範囲や、複数人の突き合わせに対応しているかはツールごとに違うので、日程調整ツールの比較で確認してください。Googleカレンダーの予約スケジュールも時間単位ですが、1対1向けです。
日程調整の時間帯は？
ビジネスの打ち合わせなら、10時〜12時と14時〜17時が最も決まりやすい時間帯です。始業直後（9時台）と昼休み前後（12〜13時）、終業間際（17時以降）は避けられる傾向があります。食事を伴う場合は19時〜21時が標準です。
日程調整は午前・午後どちらがいいですか？
相手の都合が分からないなら、午前と午後の両方から候補を出すのが正解です。午前は「集中して話したい打ち合わせ」、午後は「相手が外出のついでに寄れる」など、それぞれ向き不向きがあります。片方に絞ると、相手がその時間帯を避けている場合に候補が全滅します。
最初から時間単位で聞くのが一番早い
日付だけで聞いて、あとから時間を決めるのは、往復が1回増えるだけです。1〜2時間で終わる予定は、最初から時間単位で候補を出すほうが結果的に早く決まります。自分の空き時間を毎回手で書き出すのが面倒なら、カレンダー連携で候補を自動生成する仕組みに切り替えてください。「空き時間確認」機能の使い方で、その流れを確認できます。
