こんにちは。スケコンマガジン編集部です。（「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。）
今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。
今回は、「無駄な仕事の断り方」のご紹介です。
「仕事を断れず、全て受けていたらキャパオーバーになった」「仕事が終わらない毎日に疲れてきた」と悩んでいる方は、ぜひ最後まで読んで参考にしてくださいね。
仕事を断れない人の特徴
仕事を断れない人には共通した特徴があります。
1つでも当てはまる人は周りの人より負担を抱えがち。
必ずしもこの特徴が悪いという意味ではありません。
今後のために「断れない自分」を受け入れつつ改善できるよう切り替えられるといいですね。
他人からの評価を気にする
他人からの評価を気にする人は、「良い人だと思われたい」「周りから悪い評価を受けたくない」という気持ちが強くあります。
他人にどう思われているかを常に気にしていることで、自分を見失ってしまうことも多くあります。
仕事としての評価は、自分のやるべきことを責任を持ってやれば良いので、他人のやるべき仕事は断っても評価は落ちません。
判断基準を「他人」にするのではなく、「自分」にして「自分がやるべき仕事なのかどうか」をしっかりと考えましょう。
受け身で自分で決断ができない
普段から何をするにも受け身なタイプは、自分で決断ができず相手に委ねてしまいがちです。
おのずと頼まれたことを「イエス」でしか応えられず、負担を負わされてしまうことになります。
仕事だけでなく、何をするにも「自分で決断する」する気持ちを常に持つことが大切です。
人に頼ることが苦手
頼られて断れないタイプは、人に頼ることが苦手なタイプが多いです。
性格的なものや、育った環境に影響されることも多いですが、頼る・頼られるのバランスがうまく身についていないのが原因です。
社会に出て「自分はどこまでなら頼ってもいいのか」という感覚がつかめれば、「ここまで他人に頼るのはおかしい」という判断がつきます。
断ることで仕事の質を上げる
仕事を断れない原因の一つは「断ることで相手からの評価が下がるのではないか」などの不安が挙げられます。
しかし、たとえ仕事を断ったとして、必ずしも評価が下がるとは限りません。
自分がするべき、またはできる仕事ではないと判断した際、思い切って断ることで時間や精神的な余裕が生まれ、目の前の仕事に落ち着いて取り組めます。
適度に余裕を持つことで結果的に質の高い仕事ができ、相手からの信用や次の仕事につながるのです。
仕事を断らずに進んだ結果、締め切りに間に合わなかったり、クオリティーが低いものを出す方が、実質相手からの評価が下がると考えて良いでしょう。
仕事を断れば評価が下がると感じている方は、「相手からの評価」という他人軸で動いている傾向があるため、一度自分軸で「自分がすべき・できる仕事かどうか」を見直すことをおすすめします。
相手への思いやりが円満に断る秘訣
自分軸から見て「断る仕事」と判断した際に、「どのように断るか」はとても重要です。
仕事を受けるかどうかは自分の課題ですが、共に仕事をする上で欠かせない人間関係は良好な状態で保ちたいですよね。
良好な関係を崩さずに断るには「相手への思いやり」がカギを握ります。
これはアサーション（＝相手の立場や状況を尊重しつつ自分の意見を伝える）」という方法なのですが、ポイントは「誠実な対応」「対等な関係」「素直な姿勢」の3つです。
具体的には、急な仕事依頼に対して「○○さんも大変ですよね」「お忙しいなかで丁寧に対応いただきありがとうございます。」などの労いや感謝を伝えること。相手の状況や気持ちに寄り添え、職場の同志として関係を深められます。
その場で断るのではなく「一度スケジュールを確認(調整)しますね」と対応することで相手への誠意が伝わり、信用が生まれます。相手はあなたを信頼して仕事を頼んでいることが多いため、こちらも誠実な対応を心がければ、お互いに心地良く仕事を行えます。
上手に断るポイント
頼まれごとを断るにしても、言い方や態度一つで険悪な雰囲気になってしまうこともあります。
理不尽な頼まれ方をされることもあるかもしれませんが、ここは社会人として気遣いと毅然さを忘れずスムーズに断れるようになると良い人間関係を保てます。
では以下の3つを参考にしてみてください。
一旦、相手を受け入れる
最初の一言がとても大事です。
まずは「○○さんのプロジェクトは納期が迫っていて大変かと思いますが...」といった相手の立場を一旦受け入れる言葉を添えてから、本題に入ること。
断ったことを受け入れられるまでに何度も「そんなこと言わずにお願いしますよ」と食い下がってきても、「本当に○○さんも他の仕事も多く困っているのはわかるのですが...」など、相手を受け入れつつ断る言葉に進めてみましょう。
一旦相手の立場を理解して受け入れることで、ギスギスした雰囲気になりにくくなります。
断る理由を明確にする
一旦、相手の立場を受け入れた後には、毅然とした態度で断る理由を明確に伝えましょう。
「申し訳ございませんが、明日までというのはデータの収集が間に合わないためできかねます」など、毅然とした態度ではっきりと理由を伝え、できないと断わりましょう。
まずは「申し訳ございませんが」と丁寧に謝罪し、理由は回りくどくないようシンプルにわかりやすく伝えるのがポイントです。
「○○なので...」で終わらせてしまうと、余計に相手がイライラしてしまうこともあります。
言葉はハッキリとしていますが、口調は強すぎないよう気をつけてくださいね。
もし直接断るのが難しい場合は、日程に余裕があるならメールでもいいと思います。
代替案を探る
代替案がないか探ることも大事です。
- 他に頼めそうな人を探す
- 納期をずらせないか提案する
- 上司に相談する
このような代替案を探ることで解決策が見えてくることもあります。
最終的に代替案も不可能だったとしても、「ちゃんと代替案を見つけて確認してくれた上でできなかった」という場合には相手に納得してもらる可能性は高いです。
上手な断り方を身に着けて、良い人間関係を保てるようにしたいですね。
断ることで相手の甘えを断ち切る
仕事を頼む相手は、あなたへの信頼から仕事を頼む一方で「この人ならどんな仕事でもやってくれるだろう」と考えて頼んでいる場合もあります。
そんなとき従順に仕事を受けていると、要求はエスカレートしていく可能性も。成果にもこだわって真面目に取り組みたい方は尚更、相手からの要求に応じようと無理をしがちです。
仕事のクオリティーを下げないだけでなく、ご自身のキャパオーバーを防ぐためにも相手の甘えは早めに断ち切っておきましょう。甘えがなくなって初めて、お互いの立場や状況を尊重した関係構築が進んでいきます。
あらかじめ断るべき仕事を決めておく
仕事依頼が来る度にその仕事を受けるかどうか決めるのではなく、あらかじめ「断る仕事」を決めておくのがおすすめです。
自分の中で明確な線引きを設けることで、仕事を受けるかの判断に時間や脳のリソースを必要以上に使わずに済むため、集中したい仕事や本業にリソースを割くことができます。
例えば、「締め切りが１日以内のもの」といった期限や「専門外のジャンル」といった自分の適応外のものといった視点から断る仕事の条件、受ける仕事の条件を決めておくと、仕事依頼が来た際にも判断しやすいです。
ご自身にとって断る仕事の定義付けを行うことで、仕事の効率化を図りましょう。
まずは目の前の仕事をこなすことが大切
今回は、「無駄な仕事の断り方」をお話ししました。真面目な方こそ、仕事は全て受けてかつ成果を出そうと無理をしがちです。
まずは、仕事の数以上に「目の前の仕事にどれだけ向き合えているか」を見ることで今後の仕事に関する改善点が見えてくるのではないでしょうか。
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