社外役員・顧問との日程調整｜稼働が月数回の相手と予定を合わせるコツ

社外取締役・社外監査役・顧問・アドバイザーとの日程調整が難しいのは、相手が複数の会社を掛け持ちしていて、自社のために使える日が月に数回しかないからです。結論から言うと、うまく回すコツは次の3つです。

• 年間の主要日程を、期初にまとめて先に押さえる
• 連絡の窓口を社内で1人に絞る（役員ごとに別の社員が連絡しない）
• 相手の都合を聞く前に、こちらの候補を絞って出す

取締役会そのものの日程の組み方は取締役会の日程調整を効率化する方法で解説しています。この記事では、取締役会以外も含めて「稼働が限られる社外の相手」とどう予定を合わせるかに絞って整理します。

社外役員・顧問の日程調整が難しい理由

共通しているのは、「必要になってから聞く」進め方では間に合わないという点です。社内メンバーとの調整と同じ感覚で直前に候補日を送ると、何度も候補を出し直すことになります。

稼働が限られる相手と予定を合わせる6つの段取り

1. 期初に年間の主要日程をまとめて押さえる

取締役会、監査役会、経営会議、株主総会、顧問との定例など、あらかじめ回数が決まっている会議は、期初に1年分の日程を提示します。相手も他社の予定を入れる前に自社の日程を確保できるので、急な調整が大幅に減ります。

2. 社内の窓口を1人に決める

経営企画、総務、各事業部がばらばらに連絡すると、相手から見ると「同じ会社から何度も日程を聞かれる」状態になります。社外役員・顧問への連絡は窓口担当者を通すと決め、社内の依頼はいったん窓口に集めましょう。秘書が窓口になる場合の進め方は秘書の日程調整・予定調整を仕組み化する方法が参考になります。

3. 相手側の窓口を確認する

本人が直接予定を管理しているのか、秘書や事務所の担当者がいるのかを最初に確認します。連絡先が本人と秘書の両方になっていると、二重に返事が来て食い違う原因になります。どちらに送るか、写しを入れるかを決めておきましょう。

4. 用件を同じ日にまとめる

取締役会の前後に個別の面談や事業説明を入れるなど、相手が来社する日に用件を集約します。月数回しか稼働しない相手にとって、移動や準備を含めた1回の負担は小さくありません。オンラインで足りる用件は、Web会議に切り替えることも検討してください。

社内の各部署から「顧問に相談したい」という依頼が来たら、窓口担当者がいったん集約し、次の来社日にまとめて時間を割り振る形にすると、相手への問い合わせ回数を最小限にできます。

5. 候補日はこちらで絞ってから出す

「ご都合のよい日を教えてください」と丸投げすると、相手は自分のすべての予定を見直す手間がかかります。社内の出席者がそろう候補を先に3〜5つ程度に絞ってから提示しましょう。社内側の空き時間を先に固める方法は空き時間を共有する方法を参照してください。

6. 資料は早めに送る

社外役員・顧問は、会議の場で初めて資料を見ても十分な助言ができません。会議の数日前には資料を送ることを社内ルールにし、日程の案内と一緒に資料の送付予定日も伝えておくと親切です。

日程を案内するメールの例文

年間日程を案内するときの文面例です。相手や関係性に合わせて調整してください。

件名：来期の取締役会・経営会議の日程のご案内

○○様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
来期の主要な会議日程を下記のとおりご案内いたします。
ご都合の悪い日がございましたら、○月○日までにお知らせいただけますと幸いです。

・取締役会：毎月第2水曜日 14:00〜16:00（初回 ○月○日）
・経営会議（オンライン）：隔月第4金曜日 10:00〜11:00

資料は各会議の3営業日前までにお送りいたします。
今後の日程のご連絡は、私□□が窓口となって承ります。
何卒よろしくお願いいたします。

日程を変更しなければならなくなったときは、早めにお詫びと代替案を添えて連絡します。伝え方は日程変更のお願い・お詫びメール例文にまとめています。

社外の複数の相手がからむときの考え方

社外役員が複数いる会議や、顧問・弁護士・取引先など複数の外部の人がそろう打ち合わせは、全員の都合が合う日がさらに限られます。最も予定が埋まっている人を軸に候補を作る、全員参加が必須の人と任意の人を分けておくといった考え方が有効です。社外の複数の相手をまとめる手順は3社間・複数社をまたぐ日程調整のやり方で詳しく解説しています。

スケコンで社外役員・顧問への候補日の提示を楽にする

日程調整ツールのスケコンは、Googleカレンダー・Outlook（アウトルック）カレンダーと連携し、社内の出席者の空き時間から候補日を自動で作ります。相手はURLを開いて都合のよい候補を選ぶだけで、ログインもアプリのインストールも不要です。普段使っているツールが会社ごとに違う社外役員・顧問にも送りやすい形です。

また、代理調整に対応しているので、秘書や窓口担当者が役員に代わって日程調整を進められます。オンラインで行う面談なら、Zoom（ズーム）・Google Meet（グーグルミート）・Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）のURLを確定時に自動で発行できます。

まとめ

• 社外役員・顧問は複数社を兼任し、稼働日が限られる前提で段取りを組む
• 回数が決まっている会議は、期初に1年分の日程を先に押さえる
• 社内の窓口を1人に決め、相手側の窓口も最初に確認する
• 来社の日に用件をまとめ、オンラインで足りるものは切り替える
• 候補日はこちらで絞ってから出し、資料は数日前に送る

相手の時間が限られているほど、こちらの準備の質が日程調整の速さを左右します。まずは来期の主要な会議日程を、期が始まる前にまとめて案内するところから始めてみてください。

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