3社間・複数社をまたぐ日程調整のやり方｜自社・パートナー・顧客の予定を合わせる手順

自社とお客様だけの打ち合わせなら、往復は1本で済みます。しかしパートナー企業や代理店が加わって3社になった瞬間、調整は別物になります。往復が3方向に分かれ、誰がどこまで確認したか分からなくなるからです。

この記事では、複数社をまたぐ日程調整の進め方を、実務の手順として整理します。

3社間の調整が難航する構造

A社（自社）・B社（パートナー）・C社（顧客）の3社で調整する場面を考えます。よくあるのは次の流れです。

1. A社がB社に候補日を聞く（1日）
2. B社の回答を受けて、A社がC社に候補を出す（1日）
3. C社が「その日は難しい」と返す（1日）
4. A社がB社に別候補を聞き直す（1日）……

問題は確認が直列につながっていることです。1往復1日として、3社なら簡単に1週間が溶けます。しかも各社の予定はその間も動き続けます。

手順1：幹事社を1社に決める

まず誰が調整の責任を持つかを明示します。ここが曖昧だと、全員が「相手が動くだろう」と待つ時間が生まれます。

• 案件を主導している会社が持つのが基本
• 顧客の予定が最も動かしにくいなら、顧客に近い会社が持つ
• 持つと決めたら、1通目のメールで宣言する（「弊社にて日程を取りまとめます」）

手順2：直列をやめて一斉に投げる

幹事社が決まったら、各社へ順番に聞くのをやめます。同じ候補を全員へ同時に投げれば、待ち時間は最も遅い1社ぶんだけになります。1週間かかっていた調整が2日で終わることも珍しくありません。

候補の出し方

• 幹事社の空き枠を軸にする … まず自社が出られる枠を洗い出す
• 枠は多めに出す … 社数が増えるほど外れる確率が上がるので、8枠以上
• 回答期限を明記する … 「◯日中にご回答ください」で仮押さえ期間を短くする
• 全員宛の1通で送る … 個別に送ると、誰が回答済みか分からなくなる

手順3：回答を1か所に集める

メールで返信を集めると、3社分の返信を人が突き合わせることになります。返信の書式もバラバラなので、集計ミスも起きます。

1本の調整URLを全員に送り、各社がそこへ回答する形にすると、集計が自動になります。誰がまだ回答していないかも一目で分かるため、催促の相手を間違えません。社外を含む複数人の調整方法は「複数人で予定調整」機能の使い方で解説しています。

相手に登録を求めないこと

社外、それも複数社が関わる場面では、回答に会員登録が必要なツールは使ってもらえません。パートナー企業のセキュリティポリシーで外部サービスの登録が禁止されていることもあります。URLを開いて選ぶだけで完結する形を選んでください。

手順4：確定後の共有まで設計する

よくあるつまずき

各社の窓口が担当者個人になっている

窓口が1人だと、その人が不在の日は止まります。各社に副担当を置くか、少なくともメールをグループ宛にしてください。

候補が全部外れた

候補を足す前に、枠を広げる条件を決めます。オンラインに切り替える、所要時間を短くする、必須参加者を絞る——このいずれかで、たいてい解決します。詳しくは候補日が1日しかない・いつでもいい時の日程調整メールで扱っています。

時差がある海外拠点を含む

各社の勤務時間の重なりを先に出し、その中だけで候補を作ります。表記は「9月18日 15:00（日本時間）」のようにタイムゾーンを必ず明記してください。

まとめ

複数社をまたぐ予定調整は、幹事社を明示する・順番ではなく一斉に投げる・回答を1か所に集めるの3点で、かかる日数が大きく変わります。難しさの正体は人数ではなく、確認が直列につながっていることです。

全体の設計思想は日程調整を自動化する方法、参加者が多い会議の組み方はミーティングの日程調整 完全ガイドにまとめています。

あわせて読みたい

• ミーティングの日程調整 完全ガイド
• 候補日が1日しかない・いつでもいい時の日程調整メール
• 日程調整を自動化する方法｜メールの往復をゼロにする仕組みの作り方