「面倒な日程調整を自動化させたいけど、メリットはあるの？」
「複数人の日程調整を簡単にしたいけど、どうしたらいいか分からない！」
日程調整を自動化することで、ビジネスの予定もプライベートも、よりスムーズになり充実したものになるでしょう。
この記事では、日程調整を自動化することのメリットについて解説しています。
また日程調整を自動化できるスケジュール管理ツール、「スケコン」も一緒にご紹介していきたいと思います。
この記事を読んで頂ければ、日程調整の自動化させることのメリットを知ることができるので是非、参考にしてみてくださいね。
日程調整を自動化することのメリット
日程調整を自動化することで様々なメリットが得られます。
以下では大きく分けて、4つのメリットについて解説していきます。
日程調整の手間を減らせる
日程を決定させる為には、多くの面倒な手順を踏まなければなりません。
- カレンダーを確認
- 候補日の算出
- 候補日の提案連絡
- 日程を調整
- 本日程を決める
- 本日程の連絡
一連の流れとしては、カレンダーを確認してメールや電話で連絡し、日程調整をしてさらに本日程の決定をして、またさらに本日程決定の連絡…これでは効率が悪過ぎるのは誰が見ても明らかですよね。
日程調整を自動化させることにより、これらの面倒な手間を一気に減らすことが可能で効率よく日程調整が進みます。
複数人の日程調整も簡単に
日程調整は人数が増えれば増えるほど、まとめることが困難になってきます。
特に3人以上の日程調整を手動でするとなると、必ず誰か1人のまとめ役が必要になってきますよね。
しかし、自動化してカレンダーを共有することで複数人の予定を可視化し、日程調節を容易にさせてくれるので、もうみんながやりたくないであろうまとめ役は必要なくなることでしょう。
自動化させることで、複数人の日程調整を簡単にできます。
ダブルブッキングしない
日程調整を手動で管理していると誤って予定を入れてしまったりして、予定が被ってしまうことがあります。
プライベートなら何とかなりそうですが、ビジネスでダブルブッキングをしてしまうと企業や個人にとってはイメージダウンにもなりかねません。
ダブルブッキングが発生してしまう理由としては、手動で複数のツールを使うからです。
日程調整を自動化させることで、ダブルブッキングが事前に回避できます。
ヒューマンエラーを減らす
日程調整を自動化させることで、人によるうっかりミス、つまりヒューマンエラーを減らすことができます。
例えば「連絡の際に聞き間違いをして、会議の時間を勘違いをしてすっぽかしてしまった」というケース。
このようなヒューマンエラーは人間ですから絶対に起こさないとは言い切れませんが、きちんと対策する必要性があります。
日程調整の自動化を導入することで、このようなヒューマンエラーは確実に減らすことが可能なのです。
「スケコン」を導入して日程調整を自動化
スケジュール管理ツール「スケコン」を使えば、簡単に日程調整の自動化ができます。
以下ではスケコンの機能について解説しています。
候補日を自動で提案してくれる
スケコンを導入すればAIコンシェルジュがいくつかの候補日を自動で算出し、提案してくれます。
これで毎回カレンダーと睨めっこすることもなく、スムーズに日程調整を行うことができるでしょう。
ちなみに、AIコンシェルジュ機能がついているスケジュール管理ツールはスケコンだけです。
複数人の日程調節もシェアできる
スケコンを導入すれば、複数人の予定も簡単にシェアできます。
カレンダーを見ればいつ、誰が、どのような予定が入っているのかが一目瞭然なので、いちいち面倒な連絡を取りあう必要もありません。
スケコンなら、なかなか掴まらない忙しい人とでも、簡単に予定を合わせることができます。
ダブルブッキングを未然に防げる
スケコンを導入すれば、ダブルブッキングを未然に防げます。
どんなに忙しくてもカレンダーを見れば空き時間がひと目で分かるので、予定が被ることはありません。
万が一、被って予定を入れたとしてもスケコンのAI機能がお知らせしてくれるので安心です。
決定した予定は、自動でカレンダーに入力してくれるので手間も掛かりません。
スケコンを使えばダブルブッキングも見逃さない仕組みになっているのです。
日程を周りに周知することでミスに気付きやすくなる
スケコンを使って周りの人に日程を知ってもらうことで、もし間違って日程調整したとしても周りの人からミスを指摘してもらいやすくなります。
スケコンを使えば、必然的にAIと人のダブルチェックでミスを減らせます。
スケコンを使って日程調整をミスなく進めよう
ここまで、日程調整を自動化することのメリットについて4つ解説してきました。
- 日程調整の手間を減らせる
- 複数人の日程調整が簡単
- ダブルブッキングをしない
- ヒューマンエラーを減らす
これらのメリットを得ることでビジネスシーンやプライベートでのスケジュール管理がスムーズに行えるだけでなく、日程調整の手間が省けてたくさんの有効的な時間を生み出せます。
そのためにスケコンを導入して日程調整の自動化を是非、検討してみてはいかがでしょうか？
