こんにちは。スケコンマガジン編集部です。（「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。）
今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。
今回はサイボウズのカスタムアプリでカレンダーを活用する方法についてご紹介します。
「普段使っている各ツールを効率よく活用したい」と考えている方は、ぜひ最後まで読んで参考にしてもらえたらと思います。
サイボウズのカスタムアプリとは
https://office.cybozu.co.jp/function/customapp/
サイボウズには、チーム単位で使えるバリュエーション豊富なカスタムアプリがあります。
具体的には、カレンダーをはじめ日報や議事録、契約書管理などプロジェクトを進める上で役立つものが一通り揃っています。
チームでも特定の条件を満たせば、ライセンス申請後に家族やプロジェクトチームでも利用できるのでおすすめです。
サイボウズのアプリでカレンダーを使う
サイボウズのカレンダー機能は、備わっている機能やその使いやすさから、チーム内でのスケジュール管理にとても便利です。
なかでも特におすすめのポイントを3つに分けてみました。
イベントの日付や詳細を追加できる
カレンダーの基本機能であるイベントの日付や詳細の追加も行えます。まず、カレンダーアプリを開き、画面左上に出てくる「イベントを登録する」をクリック。すると、イベントの詳細設定画面が表示されます。
日付やイベント名、イベント概要に加えて詳細欄や担当者、責任者、結果もそれぞれ設定が可能です。イベントの関係者を明確化しながら、終了後の結果も記入することで記録を残すことができます。
詳細欄では具体的なタスクやチーム全体で共有したい注意事項などを書くと、イベントや会議当日に伝え漏れを防げるのでおすすめです。
また、ファイルも登録できるため、関連情報も添付できるのが嬉しいですね。
月間カレンダーでイベントが見やすい
カレンダーの表示形式は月間になっており、各月ごとのイベントを確認しやすい形式になっています。シンプルなデザインで、操作も簡単。
画面下に各月間のボタンが設置されており、飛びたい月をクリックすれば簡単に飛んで確認できます。
今月のイベントだけでなく、先月や来月の予定も短い時間でささっと確認できるので、イベントや会議が多い繁忙期でも効率的なプロジェクト進行が可能になり、かなり便利です。
一覧形式でカレンダーを見ることも
また、表示形式にはイベントを一覧で確認できる「一覧カレンダー」も備わっています。
イベントが入っている日を一覧で表示してくれるため、当日までの中長期的なスケジュールを把握したり、イベントや会議の頻度をチェックしたりしやすくなります。
カレンダーの表示形式は、「運用管理」→「詳細設定」→「最初に表示する画面」で、絞り込み等の設定が自由に行えるので、あなたが使いやすいスタイルに合わせて設定してみましょう。
※最初に表示されるビューは「月カレンダー」に設定されています。
カレンダー以外にも便利な「共有タスク」機能がある
サイボウズにはカレンダーだけでなく、「共有タスク」機能があるんです。
共有タスク機能は、チーム内のタスク指示や担当の共有、進捗状況の確認を可視化できる超便利アプリ。
メンバーを登録後、タスクの内容や締め切り日、担当者を登録すれば、指名されたメンバーにタスク共有の通知が行きます。
また、ここではグラフによって全体や各メンバーごとの進捗状況を一覧で確認することができ、管理がしやすくなります。
共有タスク機能を使うことで、タスク共有が遅れたり、進捗が不透明になったりすることも防げるため、チーム全体の生産性upにもつながります。
ご自身のチームでの作業効率を改善したい方はぜひ一度、検討してみてはいかがでしょうか。
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