こんにちは。スケコンマガジン編集部です。（「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。）
今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。
今回は、日程調整が自動化できる便利なツールをご紹介します。
「毎回の日程調整が大変」「パパっと日程調整を終えたい！」と考えている方は、ぜひ最後まで読んで参考にしてくださいね。
日程調整は「自動化」できる
日程調整をどのように行うかで、かかる時間と工数は変わってきます。
普段からメールで日程調整をしている方は、その都度スケジュールの確認やメールの文面を作成しなければなりません。
一方で自動化できることを知っていれば、上手くツールを使って効率良く日程調整を行えるんです。
スケコン
スケジュール調整AIのスケコンは、あなただけでなく調整に関わる全ての人が効率よく日程調整を進められるのが特徴です。
あなたのスケジュールから調整相手のスケジュールと合う日時を自動で提案してくれます。
使い方は、まずGoogleアカウントでスケコンを認証。それから「対象のカレンダー」や「時間帯」「所要時間」といった該当イベントの情報と、あなたのスケジュールに関する項目に答えます。
するとその情報をもとに、あなたの都合の良い候補日をスケコンが自動で割り出してくれます。
候補日をメールやリンクで共有すれば何人とでも簡単に日程調整を行えます。
相手がGoogleアカウントを持っていれば、あなたが候補日を送った際にAIが自動で双方に都合の良い日時を割り出し、相手に提示してくれます。
またもう一つの特徴として、カレンダーと同期してスケジュールが自動更新されるため、候補日のリストアップや詳しい時間調整などの手間を継続的に省略できることが挙げられます。
WEBサービスのためアプリのインストールも必要なし、スマホの容量が気になる方には嬉しいですね。
TimeRex
TimeRexは、2020年9月時点で、ユーザーは1万人を突破、徐々に注目されているアプリです。
Googleカレンダーや Microsoft 365 Outlook 予定表と同期させることで、日程候補のリストアップから予定登録まで、面倒な日程調整タスクを自動化できます。
しかも、初回設定は60秒ですぐに連携設定できるのでかなり簡単です。予定の所要時間や前後の移動時間、曜日や時間帯等、お好みの条件を設定すれば、その条件に基づいた候補日程を自動でリストアップしてくれます。
また、カレンダーへの登録忘れや表記ミスも防止できるので安心です。
相手が日程を選び日時が確定すると、あなたのカレンダーに予定が自動で登録され日程調整が完了。zoomとの連携も行えるため、1つの会議をツールの垣根を超えて共有できます。
eeasy
eeasyの特徴の一つは、相手に表示される「候補日程」は、設定にマッチした空き日程だけということ。
使い方は「打合せ受付専用」のWEBページを作り、調整相手へ専用URLを送るだけで日程調整が完了します。
eeasyがフィルターとなり、こちらで選んだ候補日から相手のスケジュールに合う日時を割り出して提示してくれるため、相手はスケジュールを確認する必要なく、割り出された日時から選ぶだけで済みます。
また打ち合わせ場所や方法も同時に調整可能なので、サクサク調整が進みます。
調整さん
日程調整サービスの調整さんは、初心者の方でも分かりやすいデザインで、ユーザビリティが高いサービスです。
使い方は、調整さんを開いてタイトルと候補日を入れれば作成完了。回答者はスケジュール回答時に各々で名前や備考を記入します。
そのため参加人数が多い場合も、作成者が全員分の名前を書く必要はありません。また時間も記入できるため、細かい調整も可能です。
一方で、日程調整を行う際にその都度スケジュールを記入する手間がかかるのはデメリットといえます。
どの部分を「自動化」したいか考えよう
使用ツールによって、省略できるタスクは様々。
どの部分を自動化するかによって、必要な機能や選ぶべきツールは変わっていきます。
日程調整に課題を感じてる方は、自分がツールに任せたい部分や相手に合わせてツールを使い分けてみてはいかがでしょうか。
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