こんにちは。スケコンマガジン編集部です。（「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。）
今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。
複数プロジェクトを同時進行すると、タスクの数が多くなって負担が大きくなります。「自分はシングルタスクだ」と言う人は、仕事の効率化をする必要があります。
そこで今回は、タスク管理に役立つ便利ツールをご紹介します。この機会に仕事に導入してみましょう。
スケジュール調整はマルチタスク
複数のタスクを同時に処理することを「マルチタスク」といいますが、スケジュール調整はまさにこのマルチタスクに該当します。
該当者の選出、メールで同時に複数人とのやり取り、予算の決定、リスケなどの調整…様々な点を考慮してタスクをこなさなければなりません。
しかし、人間はそもそも「シングルタスク」であることが多く、複数の事務処理を同時にこなすには向いていません。スケジュール調整は煩雑なタスクをいかにシングルタスクに近いタスクに効率化できるかがカギになります。
スケジュール調整の管理にはツールを使う
スケジュール調整のタスクを簡単にするには、専用ツールを用いると効果的です。ここでは、3つのツールをそれぞれご紹介します。
素早いスケジュール調整にはスケコン
スケコンは、ビジネスシーンでもプライベートでも活用できるAIを用いたスケジュール管理アプリです。例えば、日時などの情報をタップすると、AIが自動的に自分の開いている候補日を割り出し、提案してくれます。これにより、自分でスケジュール候補を見つける手間が省けます。
また、自動でカレンダーに登録されるため、手帳を付けたりデータ入力する手間も省けます。
スケコンはスケジュールを複数人で調整できるので、複数人による面接の候補日やバイトのシフトだしなどにも重宝します。スケジュール調整に特化したツールが欲しい場合は、スケコンが便利です。
AdFlowでプロジェクト管理
https://www.too.com/product/software/adflow.html
AdFlowは、クリエイティブ制作に特化したプロジェクトを管理するツールで、スケジュール調整機能としては、制作物の納期を読み取り、案件ごとにスケジュールを自動生成するという機能があります。
また、プロジェクト管理に欠かせない進捗状況管理機能もすべての案件について一元的に把握することができます。
さらに、メッセージチャット機能も備わっており、AdFlowがあればわざわざプロジェクトの進捗について他のツールで連絡しなくても済みます。スケジュール調整や管理とコミュニケーション機能が一体になっているため、ツールの切り替えに集中力を奪われないこともメリットです。
進捗管理に役立つTocaro
https://www.too.com/product/software/tocaro.html
Tocaroは、ビジネスシーンで円滑なコミュニケーションを促進させる情報共有ツールです。
ビジネスシーンで必要なチャット機能やファイルプレビュー機能、メッセージを知らせてくれる通知機能など、チームワークに最適な情報共有機能が備わっています。
また、多くのファイル形式に対応しており、チーム内で素早くファイルをアップロード、共有できる点も強みです。
スケジュール調整での活用は、タスクの優先順位の管理と共有、プロジェクトの進捗状況や担当者の出張、外出などのスケジュール情報もチームで共有できます。ツール内にはビデオ会議機能もあるため、ミーティングも手軽に行えるところが便利なポイントです。簡易的なチャット機能とスケジュールの調整、共有をメインにするならおすすめのツールです。
スケジュール調整はツールに丸投げしよう
スケジュール調整は自分一人で行うと手間が煩雑で、リスケなどに多くの時間を要してしまうことがあります。
スケジュール調整ツールであればスケジュールの一覧性が良く、複数のメンバーの日程を一度に把握できるため、タスクがシンプルになり便利です。
日々メンバーの調整に多くの時間を割いている方は、ぜひスケジュール調整ツールを導入してみましょう。
-----
スケコンマガジンでは、
毎日の業務や生活がもっと楽に、もっと楽しくなる情報を日々更新しています。
<<<<<スケジュール調整AI「スケコン」とは？>>>>>
誰でも簡単に無料ではじめられる
日程・予定調整ツール「スケコン」。
https://schecon.com/
ビジネスから遊びの予定まで、スケジュール調整にかかっていた時間を"一瞬”に！
相手と自分の空き時間を自動で割り出し、決定したら自動でカレンダーに予定を追加。
1対1でも、大人数でも大丈夫。
営業のアポ取り、社内・社外会議、オンラインMTG、採用面接、会食・飲み会・ランチ、バイトのシフト出し、友人・学校での集まり、同窓会…
どんなシーンでも、
スケコンがあなたのスケジュール調整の心強いコンシェルジュに。
