「複数人でのスケジュール調整を上手に行いたい」「無料で使える日程調整ツールが知りたい」
複数でのスケジュール調整が必要な場面、ありますよね。
メールやLINE、電話でのスケジュール調整をしていると、とても大変な思いをします。
スケジュール調整は、スピード感と確実性が大切。
特にビジネスに関しては、大きな問題になってしまうこともあります。
この記事では、複数人でスケジュール調整をする際の注意点について解説します。
無料から使い始められる日程調整ツール「スケコン」についても紹介しているので、複数人でのスケジュール調整の負担を減らしたい方は最後までお読みください。
複数人で無料で日程調整ツールを使う時のメリット
複数人で使える日程調整ツールやスケジュール調整ツールを導入することには、さまざまなメリットがあります。
日程調整ツールを導入するメリット3つについてご覧ください。
候補日の選定やリマインドに掛かる業務を自動化できる
日程調整やスケジュール調整にはいくつもの工程が存在し、業務に掛かる手間も時間も膨大です。
特に参加する人数が多かったり、忙しい人が多い場での日程調整は手間が掛かり、いつまでも日程が決まらない場合もあるでしょう。
しかし日程調整ツールを導入すれば、以下の業務をツールにより瞬時に済ませられます。
- 自分やほかメンバーのスケジュールに基づいた候補日の提案
- 多くの人が使いやすい日程調整フォームの作成
- 日程調整やスケジュールのリマインドメールの送信
- WEB会議ツールの会議ルームURLの作成
そのほか、ツールにより自動化できる業務はさまざまです。
以上の業務をツールに任せられるため、日程調整やスケジュール調整における手間を大幅に減らせるでしょう。
ダブルブッキングや共有忘れなどのミスを減らせる
日程調整ツールやスケジュール調整ツールを導入すれば、ツールが入力内容をもとに自動で候補日の選定やスケジュールの回答結果の集計を行ってくれます。
ツールは集計されたデータを正確に認識して、候補日の提案や集計に基づいた開催日の提案を行なってくれるため、日程調整におけるヒューマンエラーを減らすうえでも役立つでしょう。
日程調整のミスがなくなれば、ダブルブッキングの心配がないだけでなく調整した本人のビジネスにおける評価も高まるため、ミスなく仕事ができることも、日程調整ツールの大きなメリットです。
人件費の削減や人手不足のカバーを目指せる
日程調整ツールの導入により業務を効率化できたり、仕事におけるミスを減らすことができれば、人件費の削減や人手不足のカバーにも役立ちます。
従来では日程調整のために何時間も何日も費やしていた場合も、ツール導入により日程調整に掛かる時間を短縮できれば、従業員はほかの仕事のために時間を費やせます。
特に無料で導入できる日程調整ツールであれば、コストゼロで従業員の負担を減らせます。
日程調整ツールは日程調整を任された従業員やビジネスマンにとってはもちろん、経営者目線から見ても非常にメリットの多いツールです。
複数人で無料で日程調整ツールを使う時の種類と選び方のコツ
無料で使える日程調整ツールには、大きく分けると2つの種類があります。
- 予約受付型：来店予約など個人が空き日程から利用日を選択して予約を確保するシステム
- 候補提案型：自分の都合の良い日をアンケート方式で回答しスケジュールを選定するシステム
店舗の予約や採用面接の日程調整や予約受付型を、会議やイベントの開催日程を検討する場合は候補提案型の日程調整ツールを導入することが一般的です。
シーンによって使い勝手が良い日程調整ツールは異なるため、慎重に検討したうえで必要なツールを選択しましょう。
シーンに合った無料で使える日程調整ツールを選ぶコツ
無料で使える日程調整ツールを選ぶ際は、以下のコツを押さえることが大切です。
- 使用頻度に合ったツールを選ぶ
- 必要な業務を自動化できるツールを選ぶ
- すでに導入しているツールと連携できるツールを選ぶ
- 使用できる媒体をもとにツールを選ぶ
ツールのなかには機能は豊富でも、無料プランでは1ヶ月間の使用回数に制限があったり、一部機能が使用できない場合があります。
またツールによってはGoogleカレンダーをはじめとしたWEBカレンダーや、ZOOM・Salesforceをはじめとしたビジネス向けツールとの連携機能も搭載されています。
現在のスケジュール管理方法や使用目的に合ったものを導入すれば、さらに効率的に日程調整を済ませられるでしょう。
無料で使える日程調整ツールを選ぶ際は、実際に使用するシーンを具体的に想定したうえで、自社に合ったものを選んでください。
複数人でスケジュール調整をする際の注意点
複数人でスケジュール調整をする際には、注意が必要です。
以下では、注意しておくべき点について解説します。
リーダーが率先して空き予定を確認する
複数人でスケジュール調整を行う際には、リーダーが必要です。
誰が予定を取り仕切って話を進めていくのか、はっきりさせておいた方がスムーズに予定が決まっていきます。
そしてリーダーは、率先して全員の空き予定を確認しなければいけません。
少し難しい点なのですが、これができるかどうかで、スケジュール調整が円滑に進むかどうかが決まります。
スムーズに話を進めるためにも、リーダーがみんなの状況をしっかり把握し、スケジュール調整を行う必要があります。
全員のスケジュールを考慮する
複数人でスケジュール調整を行う際で大切なことは、全員のスケジュールを考慮することです。
特に、年齢や権限の差がある場合は、注意しなければいけません。
年齢が上の人や、権限が強い人を優遇してしまう風潮があるからです。
そうなってしまうと、どうしてもスケジュール調整に不満が出る場合があります。
年少者や新入社員が遠慮してしまうと、不平等になってしまいますよね。
複数人でスケジューリングをする際は、平等にみんなの意見を聞きながら調整していくことが大切です。
決定したスケジュールは必ずリマインドする
複数人でスケジュール調整を行う際、必ずリマインドが必要になります。
特に、何度もスケジュール調整をした場合や、リスケをした場合は注意しましょう。
どのスケジュールで最終的に決まったのか、しっかり全員が把握しておかなければいけません。
そして、各々がしっかり予定を覚えておくことも大切でしょう。
予定忘れや勘違いといったリスクを防ぐためにも、リマインドは欠かさないようにしましょう。
複数人で使える無料でおすすめの日程調整ツール3選！
無料で使えるおすすめの日程調整ツールとして、今回は3つを紹介します。
- スケコン
- LINEスケジュール
- トントン
それぞれおすすめの使用シーンが異なるので、目的に合わせて活用してください。
スケコン
参照：スケコン
スケコンはAIコンシェルジュが搭載された日程調整ツールで、候補日の選定からスケジュールの集計まで自動化できるため、日程調整業務を大幅に効率化できるでしょう。
またGoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携機能が充実しており、日頃からWEBカレンダーでスケジュール管理している方におすすめです。
特にWEBカレンダーを使用している人同士の日程調整であれば、カレンダー情報を登録しておくことで瞬時に日程調整を済ませられます。
もちろんスケコンは、自分のWEBカレンダー情報をもとに選定した予定の候補日をもとに日程調整フォームを作成し、WEBカレンダーを利用していない人に空き日程を回答してもらうことも可能です。
スケコンは無料プランから展開しています。
WEBカレンダーの使用有無を問わずさまざまなメンバーと日程調整できるため、ビジネス・プライベート問わず日程調整の手間を減らしたい方は、ぜひスケコンの無料プランからご利用ください。
LINEスケジュール
参照：LINE
LINEスケジュールはLINEを利用している人であれば誰でも利用できる日程調整ツールで、無料で手軽に使い始められます。
LINEトーク画面を開き、入力画面を便利機能に切り替えることで、日程調整アイコンが表示されます。
この欄から候補日や予定の詳細について入力するだけで、日程調整フォームを作成できLINEユーザー間で日程調整を手軽に完結させられます。
集計結果から最も参加メンバーの多い日程が選出されるため、自分で集計することなくイベントの開催日程を簡単に検討できるでしょう。
もちろんLINEスケジュールは無料で利用できるため、ビジネスでLINEを使用している方やLINEアカウントで繋がっている友人や家族とのプライベートでの日程調整にもおすすめです。
LINEユーザーなら導入したいLINEスケジュールの使い方！完全無料で役立てるコツ
トントン
参照：トントン
トントンは、完全無料で使い始められる日程調整ツールです。
会員登録やアプリのインストールも必要なく、スマホはもちろんPCやガラケーからも使えるため、さまざまな端末でスケジュールを回答してもらうことを想定して日程調整したい場合におすすめです。
特に飲み会をはじめプライベートでの日程調整に向いており、自分が参加可能な日程は「参加・未定・不参加」から選べます。
回答と同時に備考や要望もコメントとして伝えられるため、日程調整とともに情報共有もはかどる無料ツールです。
トントンの使い方や活用術をわかりやすく解説！導入のポイントはこちら
スケコンを使えば複数人でも楽にスケジュール調整が可能
複数人でのスケジュール調整は、気力や体力を使います。
できれば、そのような面倒やストレスは排除したいところですよね。
そんな時に便利になるスケジュール調整ツールが「スケコン」です。
複数人でのスケジュール調整も、難なくこなせます。
以下では、スケコンの魅力や特徴についてご紹介します。
予定を入力するだけで空き予定がわかる
スケコンは、予定を入力するだけで空き予定が把握できます。
そのため、リーダーとしては予定の調整が非常に楽です。
複数人でスケジュール調整する際の大変な作業は、もう必要ありません。
全員が自分の予定を登録しておくだけで、AIが空き予定を教えてくれます。
一目瞭然で空きスケジュールが分かるので、リーダーの手間や労力を減らすことが可能です。
平等なスケジュール調整ができる
スケコンを使えば、全員が平等な立場でスケジュール調整できます。
年長者や権限が強い人に気を遣うことが減るので、スケジュール調整に頭を悩ませることが減るでしょう。
特にビジネスにおいては、スケコンがとても役に立つと思います。
取引先や上司の機嫌を伺わなくてすむので、非常に気楽にスケジュール調整ができるでしょう。
誰にも気を使わないスケジュール調整、スケコンなら実現可能です。
自動でカレンダー入力されるのでリマインドが楽
スケコンの大きな魅力は、自動でカレンダー入力されるということです。
スケジュールを見れば、一目瞭然で最新のスケジュールが確認できます。
そのため、面倒なリマインドは必要ありません。
複数人で共有のカレンダーが確認できるので、細かなリマインドが不要なのです。
スケコンを使えば、いつでもどこでも、最新のスケジュールが確認できるようになります。
複数人でのスケジュール調整を無料で効率化するならスケコン！
今回は、複数人でスケジュール調整する際の注意点について、ご紹介しました。
- リーダーが率先して空き予定を確認する
- 全員のスケジュールを考慮する
- 決定したスケジュールは必ずリマインドする
これらの注意点を全てクリアするためには、スケジュール調整ツールの導入がおすすめです。
その候補として「スケコン」を導入してみましょう。
手軽に使えるので、どんな人でも大丈夫です。
複数人でスケジュール調整する際でも、誰にも気を使わずに導入できます。
スケコンを使って、複数人でのスケジュール調整を快適にしていきましょう。
