この記事でわかること読了目安 約2分
- 社内イベントの日程調整が長引く3つの原因
- スムーズに決める5ステップ
- 調整を仕組み化する（幹事の作業を2つに減らす）
- 幹事の小ワザ集
歓迎会・送別会・期初の懇親会——社内イベントの日程調整は、気づくと若手や総務の「見えない業務」になっています。参加者が多く、役職者の予定も絡み、業務の合間に回答を集めるため、飲み会1回の調整に1〜2週間かかることも珍しくありません。
この記事では、社内の懇親会・歓送迎会の日程をスムーズに決める段取りと、幹事の負担をなくす仕組み化を解説します。
社内イベントの日程調整が長引く3つの原因
キーパーソンの予定を後から聞く
主賓や役職者の都合を最後に確認すると、せっかく集めた回答が振り出しに戻ります。最初に「外せない人」の空きを押さえ、その範囲で候補を出すのが鉄則です。
候補日が多すぎて回答が集まらない
「来月で都合の良い日を教えてください」という聞き方は、回答者に丸投げしているのと同じです。候補は3〜5日に絞るほど、回答は早く集まります。
回答の集計・催促がすべて幹事に集中する
メールや口頭で集めた回答の転記、未回答者への催促、確定連絡。この事務作業が業務の合間に挟まるため、調整が伸びていきます。
スムーズに決める5ステップ
- 主賓・役職者の空きを先に確認する（ここだけは個別に）
- その範囲で候補日を3〜5日に絞る（曜日を散らすと参加率が上がります）
- 投票形式で回答を集める（誰が未回答か見える形式にする）
- 締切を宣言する（「金曜17時まで。以降の回答は反映しません」）
- 最多参加の日で確定し、全員のカレンダーに登録する
調整を仕組み化する（幹事の作業を2つに減らす）
スケコンの「社内予定調整」や「複数人予定調整」を使うと、この5ステップのうち幹事に残る作業は「候補を出す」「確定を押す」の2つだけになります。
- 社内メンバーのカレンダーと連携し、全員の空きが重なる候補を自動抽出（社内予定調整）
- 参加者は届いたURLで○×を選ぶだけ。アカウント登録不要なので協力を得やすい
- 回答は自動集計され、最多参加の日時が一目で分かる
- 確定すると全員へ通知され、カレンダーにも自動で登録される
集計表・リマインド・確定連絡・転記——幹事を消耗させていた作業は、すべてツール側に移ります。
幹事の小ワザ集
| 場面 | コツ |
|---|---|
| 候補日の選び方 | 給料日後の週・連休前は参加率が高い。月曜と金曜は割れやすいので水木を混ぜる |
| 回答が集まらない | 全体への再送より「未回答の3人だけに個別連絡」が効く |
| 直前キャンセル対策 | 前日リマインドを自動化する。お店の人数変更期限も候補確定時に控えておく |
| 次回に活かす | 確定した曜日・時間帯の参加率をメモしておくと、次回の候補設定が楽になる |
まとめ
社内イベントの日程調整は、「キーパーソン先行」「候補を絞る」「締切を切る」の3原則と、回答収集〜確定連絡の自動化で、1〜2週間かかっていたものが2〜3日で決まるようになります。
スケコンは社内の複数人調整に対応し、参加者は登録不要・回答は自動集計・確定はカレンダーへ自動登録。無料プランでも機能制限なしで使えるので、次の歓送迎会の幹事になったら、まず集計表づくりを手放すところから始めてみてください。
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