- まず押さえる3つのルール
- 🔴 日付とタイムゾーンの書き方（最重要）
- 候補日を提案する
- 候補日に返信する
- 日程を確定する
海外の取引先とやり取りしていると、日本語なら一瞬で書ける一文が英語だと手が止まります。「候補日は以下の通りです」「ご調整いただきありがとうございます」——意味は分かるのに、英語で何と言うのが自然なのか分からない。この記事はその一点に絞ってまとめました。
日程調整で使う日本語の言い回しを左に、そのまま使える英文を右に置いた和英対訳のフレーズ集です。上から読む必要はありません。必要な場面の表だけ見てください。
まず押さえる3つのルール
英語の日程調整メールは、日本語ほど前置きを必要としません。次の3点だけ守れば、失礼になりません。
- 結論を1行目に書く … 「お世話になっております」に当たる定型句は不要です
- 日付は誤解のない書き方にする … 後述しますが、ここが最大の落とし穴です
- タイムゾーンを必ず添える … これを省くと必ず食い違います
🔴 日付とタイムゾーンの書き方（最重要）
「3/4」は、アメリカでは3月4日、イギリスでは4月3日と読まれます。数字だけの表記は事故のもとです。
| 書き方 | 例 | 判定 |
|---|---|---|
| 数字だけ | 3/4/2026 | ❌ 国によって解釈が逆になる |
| 月を英字で書く | March 4, 2026 | ✅ 誤解されない |
| 曜日も添える | Wednesday, March 4, 2026 | ◎ さらに確実 |
時刻には必ずタイムゾーンを付けます。日本時間は JST（＝UTC+9）です。
Wednesday, March 4, 10:00–11:00 JST (UTC+9)
相手の国の時刻も併記すると、さらに親切です。
10:00 JST / 8:00 PM PST (the previous day)
サマータイム（Daylight Saving Time）がある国は、時期によって時差が1時間ずれます。アメリカ・ヨーロッパの相手とは、UTC表記を併記しておくと安全です。
候補日を提案する
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| 打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。 | Would you have time for a meeting? |
| 候補日は以下の通りです。 | Here are a few times that work on my end: |
| ご都合のよい日時をお知らせください。 | Please let me know which works best for you. |
| 下記のいずれかでご都合はいかがでしょうか。 | Would any of the following work for you? |
| 30分ほどお時間をいただければ幸いです。 | I'd appreciate about 30 minutes of your time. |
| 上記が難しい場合はご希望をお知らせください。 | If none of these work, please suggest a time that suits you. |
そのまま使えるメール例
Subject: Meeting request – [topic]
Hi [Name],
I'd like to set up a short call to discuss [topic]. Here are a few times that work on my end:
・Tuesday, March 3, 10:00–11:00 JST (UTC+9)
・Wednesday, March 4, 15:00–17:00 JST
・Thursday, March 5, 10:00–12:00 JSTThe meeting should take about 30 minutes. If none of these work, please suggest a time that suits you.
Best regards,
[Your name]
日本語で候補日を出すときの考え方は日程調整メールの書き方と例文集にまとめています。候補は3つではなく5つ以上という原則は英語でも同じです。
候補日に返信する
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| ご連絡ありがとうございます。 | Thank you for reaching out. |
| 3月4日10時でお願いします。 | March 4 at 10:00 JST works for me. |
| いずれも問題ありません。 | All three times work for me. |
| あいにくその時間は都合がつきません。 | Unfortunately, I'm not available at that time. |
| 代わりに下記はいかがでしょうか。 | Would [date/time] work instead? |
| 翌週であれば調整できます。 | I have more flexibility the following week. |
日本語の「いつでも大丈夫です」に当たる Any time works for me. は、英語でも相手に判断を丸投げする表現です。1つ選んだうえで「他も可能です」と添えるほうが親切なのは日本語と同じです。この考え方は「いつでも大丈夫です」の正しい言い換え・敬語で詳しく扱っています。
日程を確定する
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| 日程が確定しましたのでお知らせします。 | This is to confirm our meeting on [date]. |
| それでは3月4日10時で確定いたします。 | Let's go with March 4 at 10:00 JST. |
| カレンダーの招待をお送りしました。 | I've sent a calendar invitation. |
| 会議のURLは招待に記載しています。 | The meeting link is included in the invite. |
| 当日お会いできるのを楽しみにしています。 | Looking forward to speaking with you. |
確定したら必ずカレンダーの招待を送ってください。メール本文だけの合意は、時差が絡むと特にずれます。
オンライン会議を案内する
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| Zoomで実施したいと考えています。 | I'd like to hold the meeting over Zoom. |
| 接続用のURLはこちらです。 | Here's the link to join: |
| ご希望のツールがあればお知らせください。 | Let me know if you'd prefer a different platform. |
| 接続に問題があればご連絡ください。 | Please let me know if you have any trouble connecting. |
| 録画してもよろしいでしょうか。 | Would it be all right if I record the session? |
ツールの使い分けはオンライン会議システムの選び方【2026年】を参照してください。海外の相手はZoom（ズーム）かMicrosoft Teams（マイクロソフト チームズ）を使うことが多いですが、先に確認しておくと当日の事故が減ります。
日程を変更・キャンセルする
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| 大変申し訳ありませんが、日程を変更させてください。 | I'm sorry, but I need to reschedule our meeting. |
| 急な予定が入ってしまいました。 | Something urgent has come up. |
| 代わりに下記の日程はいかがでしょうか。 | Would any of these alternative times work? |
| 直前のご連絡となり申し訳ありません。 | I apologize for the short notice. |
| 今回は見送らせてください。 | I'm afraid I'll have to pass this time. |
英語でも「分かった時点ですぐ連絡し、代替候補を必ず添える」のが鉄則です。日本語での伝え方は日程変更のお願い・お詫びメール例文にまとめています。
お礼・催促
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| ご調整いただきありがとうございます。 | Thank you for arranging this. |
| 本日はお時間をいただきありがとうございました。 | Thank you for your time today. |
| 先日の件、その後いかがでしょうか。 | I wanted to follow up on my previous email. |
| お忙しいところ恐れ入ります。 | I know you're busy, so I'll keep this brief. |
| ご確認いただけますと幸いです。 | I'd appreciate it if you could take a look. |
催促は英語のほうが直接的で構いません。Just following up on this. の一言で十分伝わります。日本語での催促の書き方は日程調整メールの返信が来ない！催促メールの書き方と例文を参照してください。
そもそも英文を書かずに済ませる
ここまでフレーズを並べてきましたが、いちばん確実なのは、候補日を英語で書かないことです。
自分の空き状況から相手が時間を選べる調整URLを送れば、日付の書式もタイムゾーンも英文も要りません。相手は自分のタイムゾーンで表示された枠を選ぶだけです。「March 4」を「4月3日」と誤読される事故も、時差の計算ミスも構造的に起きなくなります。
スケコンの場合、Googleカレンダー（グーグルカレンダー）やOutlookカレンダー（アウトルックカレンダー）と連携した調整URLを発行でき、相手はアカウント登録なしで回答できます。手順は「1対1予定調整」機能の使い方、仕組み全体の考え方は日程調整を自動化する方法をご覧ください。
まとめ
英語の日程調整でつまずくのは、語彙ではなく日付とタイムゾーンの書き方です。月は英字で書く・時刻にはJSTを付ける——この2つだけで、英語表現の巧拙にかかわらず事故は激減します。
あとは、この記事の表から必要な一文をコピーして使ってください。定型の場面ではそれで十分に伝わります。
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