面談・カジュアル面談の日程調整メール例文【企業側】｜候補日の出し方と返信のコツ

採用の現場で、候補者との日程調整にかかる工数は想像以上です。1人あたり平均3往復として、月20人と面談すれば60通。しかも返信が遅れるほど辞退率は上がります。

この記事では、企業側から送る面談・カジュアル面談の日程調整メールについて、初回案内・変更依頼への返信・リマインドの3場面の例文と、辞退を防ぐ候補日の出し方を解説します。

候補者は「速さ」で企業を判断している

候補者は同時に複数社の選考を受けています。連絡が遅い、日程がなかなか決まらない企業は、それだけで「入社後もこの調子なのだろう」と見られます。日程調整のスピードは、それ自体が採用広報の一部です。

特に、応募や問い合わせから最初の返信までの時間は決定的です。当日中の返信を目標にしてください。

場面1：初回の日程案内メール

初回のメールで大事なのは、候補日を多く出すことと面談の中身を先に伝えることです。何を話す場なのか分からないと、候補者は優先順位を下げます。

件名：【株式会社◯◯】カジュアル面談日程のご案内

◯◯様

お世話になっております。株式会社◯◯ 人事部の◯◯と申します。
このたびは弊社にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。

ぜひ一度、カジュアルにお話しできる機会をいただければと存じます。

■ 面談について
所要時間：45分程度
形式：オンライン（Google Meet）
担当：人事部 ◯◯、開発部 ◯◯
内容：事業と組織のご説明、◯◯様のご経験の共有、質疑応答
※ 選考ではありませんので、ご経歴書のご準備は不要です

■ 日程
下記のいずれかでご都合はいかがでしょうか。

• 9月16日（火）10:00〜／14:00〜／16:00〜
• 9月17日（水）11:00〜／15:00〜
• 9月18日（木）10:00〜／13:00〜／17:00〜

いずれもご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。

候補日は8枠以上出す

3枠しか出さないと、外れたときに必ず往復が発生します。朝・昼・夕をまたいで8枠以上出しておくと、1往復で決まる確率が大きく上がります。「いずれも合わない場合は希望をお知らせください」の一文も忘れずに。

場面2：変更依頼への返信

候補者から日程変更の依頼が来たときは、謝罪させないのが基本姿勢です。恐縮させると、その後のやり取りが硬くなります。

◯◯様

ご連絡いただきありがとうございます。
お気になさらないでください。日程は柔軟に調整いたします。

いただいたご希望をもとに、下記のいずれかでいかがでしょうか。

• 9月22日（月）15:00〜／17:00〜
• 9月24日（水）10:00〜／16:00〜

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

場面3：前日のリマインド

無断欠席を減らす最も確実な方法は、前日のリマインドです。オンラインの場合は接続URLを再掲してください。URLを探させないことが当日のトラブルを防ぎます。

件名：【明日】カジュアル面談のご案内（株式会社◯◯）

◯◯様

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
明日の面談についてご案内いたします。

日時：9月18日（木）15:00〜15:45
接続URL：https://＿＿＿
担当：人事部 ◯◯、開発部 ◯◯

当日は何卒よろしくお願いいたします。

調整の工数そのものを減らす

候補日をメールに書き出す方式は、面接官のカレンダーを目視で確認 → 空き枠を書き写す → 返信を待つ → 確定したら全員のカレンダーに登録という工程を毎回繰り返します。候補者が増えるほど破綻します。

面接官のカレンダーと連携した調整URLを送る方式にすると、この工程がまとめて消えます。スケコンの場合、候補者は登録不要で枠を選ぶだけ、確定と同時に面接官全員のカレンダーへ登録され、Web会議のURLも自動で発行されます。

面接官が複数いる場合は「複数人で予定調整」機能の使い方、社内メンバーだけで先に枠を押さえる場合は「社内予定調整」の使い方が該当します。全体の設計は日程調整を自動化する方法にまとめています。

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まとめ

企業側の面談日程調整は、当日中に返す・候補を8枠以上出す・変更依頼では謝らせない・前日にリマインドするの4点で、決まる速さと辞退率が変わります。

それでも工数が減らない場合は、候補日を書き出す作業そのものをなくす方向へ切り替えてください。候補者側から見た返信の書き方は面接の日程調整でお礼メールを書く場合の注意点もあわせてどうぞ。

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