仕事の生産性を上げたいあなた。
「Googleカレンダーを使った日程調整ツールが知りたいな！」
「参加者全員の予定を確認してたら手間も時間もかかる！」
「付加価値のない日程調整に時間を割きたくない！」
こんな疑問に答えます。
この記事を読むとGoogleカレンダーと連携した日程調整ツールが分かります。
手間も時間もかかる日程調整の仕事から解放されたくないですか？
あなたの貴重な時間を付加価値の低い仕事に費やすと、生産性が下がり損をする可能性が高くなります。
日程調整ツールを使えば煩雑な日程調整から解放され、より付加価値の高い仕事に時間を充てることができます。
ぜひこの記事を最後まで読んで、あなたの仕事の生産性を向上させましょう。
Contents
Googleカレンダーでの日程調整方法
Googleカレンダーで日程調整が可能なことはご存知でしたでしょうか？
複数のメンバーで会議やイベントを開催する場合、メンバーの予定を調整しつつ日程を決めるという作業はとても面倒ですよね。
もしメンバーがGoogleカレンダーを使っているならば、それを使って簡単に日程調整をすることができます。
Googleカレンダーには情報を共有できる機能があるため、メンバー全員がカレンダーを共有することで、ひと目でメンバーのスケジュールを把握することができ、手間のかかる日程調整も簡単に確実に決定することがでます。
Googleカレンダーで予定を確認
複数のメンバーがいる場合、特定の人のスケジュールを確認するのには「ユーザー検索」がとても便利。
以下の手順でユーザー検索ができます。
- Googleカレンダー＞左メニュー：「ゲスト ユーザー検索」＞確認したいメンバーのメールアドレスを入力
ユーザー検索から特定のメンバーだけの予定が表示されるようになるため、もうEメールで何度もやり取りして相手の都合を聞いたり、電話をかけたるする必要がなくなります。
検索するメールアドレスは、アドレスの一部を入力することで候補から選ぶこともできます。
複数人の予定を調整する時は
複数のメンバーでの日程調整では、「おすすめの時間」という機能がとても便利。
「おすすめの時間」機能とは、参加者全員が空いている時間帯を自動で候補として複数あげてくるというもの。
会議などの予定を立てるとき、参加メンバーのスケジュールを個別に確認するような手間が省ける上に、一瞬で全員が空いている時間を把握でき、そのまま予定を参加メンバーに一斉送信することができます。
【おすすめ時間機能を使う手順】
- 最初に希望の日時で予定を作る
- 予定新規登録画面内の［その他オプション］をクリック
- ［ゲスト］に参加メンバーを一覧から選択
- 参加メンバーの選択ができたら、［おすすめの時間］をクリック
- 全員が空いている時間の候補が一覧で表示
- 候補から都合の良いものを1つ選択
- 最初に作成したときの日程に候補から選択した日程が上書きされる
- ［送信］ボタンで参加メンバーに登録したイベント予定が一斉送信されます
Googleカレンダーは日程調整ツールとしては不十分
これまでGoogleカレンダーでも日程調整ができるとご紹介しましたが、残念ながらデメリットもいくつかあります。
Googleカレンダーで日程調整する上の主なデメリットは以下の3つ。
- Gmailを持っていることが前提
- セキュリティが心配
- 複数のアカウントを持つ必要
では詳しく解説していきます。
Gmailを持っていることが前提
Googleカレンダーで日程調整しようとすると、全員がGmailのアドレスを持っている必要があります。
「Gmailなんてみんな持ってるでしょ？」
と思う人もいると思いますが、実はそうではありません。
50歳以上の世代の人持っていないことが多いです。
従ってGoogleカレンダーで日程調整しようとすると、Gmailを持たない部長がネックになる。なんてことも起こります。
セキュリティが心配
Googleカレンダーを仕事で使うのはセキュリティが心配です。
特に大手の企業ではセキュリティ対策として、Googleカレンダーが会社の環境下では使えないところもあります。
飲み会の日程調整ならGoogleカレンダーでもいいですが、重要な機密を取り扱う仕事ではおすすめしません。
複数のアカウントを持つ必要
仕事の日程調整をGoogleカレンダーですると、複数のアカウントを持つ必要があります。
なぜなら公私が混合してしまうから。
例えば、プライベートの遊びの予定と仕事のメールが同じ受信箱に届いたら気持ち悪いですよね。
日程調整ツールの比較【Googleカレンダーと連携したツールもあり】
無料で使える日程調整ツールはたくさんあります。
例えば以下の３つ。
- 伝助
- eeasy(イージー)
- TimeTree（タイムツリー）
伝助
伝助はWebで使えるシンプルなスケジュール調整サービスです。
URLを共有するだけで日程調整ができるので、スマホを持たないガラケー世代の人がいても大丈夫です。
イベントにはパスワードも設定できるので安心です。
シンプルな機能に絞っているので、Googleカレンダーとの連携はできません。
eeasy(イージー)
eeasy(イージー)はビジネスの日程調整を10秒で行えるツールです。
GoogleカレンダーやOutlookと連携でき、前後の予定とダブルブッキングしていれば調整もできます。
個人利用は完全無料なので助かりますね。
ただし、日程調整ができるのは3人までというのが残念な点です。
TimeTree
TimeTreeはグループでスケジュールを共有できるカレンダーアプリです。
日頃から予定を共有することを想定しているので、会社の部署で予定を把握するのに役立ちます。
そのため幹事が候補日を上げる手間すら不要です。
ただし参加者全員がアプリをダウンロードする必要があるので、導入のハードルはやや高いです。
Googleカレンダーと連携した日程調整ツールならスケコンがおすすめ
日程調整ツールならスケコンがおすすめです。
理由は以下の3点です。
- 相手を選ばずに日程調整が可能
- Googleカレンダーと連携して空きを抽出
- セキュリティ対策も万全
相手を選ばずに日程調整が可能
スケコンはURLを送るだけなので、Gmailを持たない相手とも日程調整ができます。
アプリではないのでスマートフォンを持たない世代の人でも難なく使えるので便利ですね。
さらに人数制限もないので、スケコンなら相手を選ばずに日程調整ができます。
Googleカレンダーと連携して空きを抽出
もしあなたがGmailを持っているならスケコンをさらに効果的に使えます。
なぜならスケコンはGoogleカレンダーと連携してあなたの空いてるスケジュールを自動で抽出してくれるから。
Googleカレンダーを更新すればスケコンにも自動で反映されるので、ダブルブッキングなんて事態を避けられます。
セキュリティ対策も万全
スケコンは暗号化した上であなたのスケジュールが取り扱われるので、仕事の予定でも安心して使えます。
スケコンならプライベートの遊びの予定から、重要な仕事の予定までまとめて調整することができます。
これだけ充実した機能を無料から使うことができます。
まとめ
Googleカレンダーと連携した日程調整ツールはスケコンがおすすめです。
スケコンを使えば煩雑な日程調整から解放されて、あなたがやるべき付加価値の高い仕事に集中することができます。
おすすめの日程調整ツールが分かったので、次は「スケコンを試してみようかな！」と思いましたよね。
ぜひスケコンを使ってあなたの仕事の生産性を向上させましょう。
