こんにちは。スケコンマガジン編集部です。（「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。）
今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。
今回は、日程調整の際にドタキャンを防ぐためにできることについてご紹介していきます。
「日程が決まったのにドタキャンされて悩んでる」「自分が工夫できることを知りたい」と考えている方は、ぜひ参考にしてもらえたらと思います。
スケジュール調整でのドタキャン対策とは？
「リスケ」とは、「Reschedule」の略で、一旦決まったスケジュールをもう一度やり直すという意味になります。
- スケジュールを変更する
- 予定を組み直す
- 予定を組み直して再調整する
具体的には上記のような場合に「リスケする」といった使い方をします。
一方「キャンセル」とは、「現在進行しているものごとを取り消す」という意味になります。
変更や再調整はなく、「丸ごと取り消される」状態ですので、「リスケ」とは意味合いが全く異なります。
ドタキャンについて
「キャンセル」の中でも、土壇場でキャンセルをすることを「ドタキャン」といいます。
予定のギリギリや当日になっていきなりの「キャンセル」では「ドタキャン」と呼ばれても仕方ないでしょう。
ドタキャンは周囲に迷惑をかけるだけでなく、管理者側としてもその場での対応や後処理がとても大変です。
スケジュール調整とは切っても切れない関係ですが、予めの準備により対策を図ることもできます。なるべくドタキャンされないようにするのはもちろんのこと、もしドタキャンされたとしてもその中で最善の状況に持っていけるよう準備をしておくことが大切です。
スケジュール調整でのドタキャン対策とは？
スケジュール調整の時点でドタキャンを回避するためにできる対策は主に4つあります。どれも今日から使える方法なので、ぜひ試してみてくださいね。
メンバーの忙しい日を把握しておく
よくあるドタキャンの一つで「調整したけど時間がとれなかった」場合があります。
この場合、相手の善意などもあり、先約の用事をずらしてスケジュール調整するという約束から日程を確定したものの、結果的に用事を該当時間外にずらせないことから起きると推測できます。
これは、事前に相手の忙しい日を把握しておくことで防げます。事前の対策として相手のスケジュールを正確に把握しておき、忙しい日や時間帯を避けて日程を確定することをおすすめします。
キャンセルの締め切り日を設定する
日程確定後に重要なのは「キャンセルの締め切り日を設定する」ことです。
日程が決まって一安心したいところですが、ここで気を抜かずドタキャンの予防をしておきましょう。
「キャンセル(＝リスケ)をしたい場合は○○日まで」と締め切りを設定することで、参加メンバーへドタキャンを避ける意識を持つよう促せます。
また、メンバー自身の「誰かに日程を決めてもらう」という受け身な状態から「お互いに日程を擦り合わせる」という能動的な意識の変化にもつながります。
ドタキャンしても大丈夫と考えているメンバーが仮にいた場合、同時に意識改革を行えるので締め切り日の設定はマストで行いましょう。
キャンセル料の情報も共有する
お店での食事の場合、日程確定やお店の予約完了の時点でキャンセル料の情報も共有すると良いです。
数字などでドタキャン時の具体的なイメージを持ってもらうことで、ドタキャンした際の明確なデメリットを示したり、ドタキャンされた側がキャンセル料を肩代わりするリスクも最小限に抑えられたりします。
予約確定後だけでなく、当日のリマインドをする際も共有しておくと更に効果的。お店等の予約を行う集まりの場合は、合わせてキャンセル情報を共有しておきましょう。
近くなったらリマインドの設定
当日が迫ってきたら、リマインドを行うのが望ましいです。日程確定の際にカレンダー等に記録をし忘れて、スケジュールを忘れている場合も考えられます。
そういったメンバーにも向けてリマインドを行うことで、当日ドタキャンの確率を下げます。
リマインドをする内容は、「日時」「場所」「キャンセル料情報」「持ち物(必要な準備)」の主に4つ。
必須情報の日時と場所はもちろん、前述した「キャンセル情報」も意識して入れましょう。リマインドの時点でキャンセルの連絡がくれば、事前に人数調整やお店への連絡にも取り組めるので一石二鳥です。
当日までにあらかじめリマインドを行うことで防げるドタキャンをしっかり予防し、当日を迎えたいところです。
スケジュール調整はメンバー内での共有が重要
スケジュール調整において最も重要なのは「メンバー内での共有がどれだけできているか」です。
「知らなかった」「聞いてなかった」「言ってなかった」が起きることでドタキャンが発生します。
事前にしっかりメンバー内で共有ができていれば、仮に延期になった際の日程決めや、別件の人数調整の際にも情報を活用できるので、普段からこまめな共有を意識してみてはいかがでしょうか。
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