ビジネスで
面倒な日程調整が
誰でも自動で簡単に！

日程調整ツールとは？

日程調整ツールが人気の理由

ここ数年で一気に日程調整ツールの数は多くなりました。
その理由についても解説をします。

リモートワークによるオンライン化によって必要性が増した

コロナの影響やデジタル化が加速し、さまざまな企業が業務をリモートワークにしてオンラインへシフトしています。

その中で、これまではオフィス内で直接できていた日程調整などもオンラインで簡潔しないといけなくなったなかでメールやチャットで逐一やりとりをしていたら手間ですよね？

そこで日程調整ツールを活用すれば誰でも手軽にミスなく日程調整ができるため一気に人気になっています。

社外の人とも商談やMTGが気軽にできるようになった

同じくリモートワークによって、これまで訪問でお客様の元に行っていたかたも一気にオンライン化が進んだのではないでしょうか。

リモートワークになったことで以前は移動時間がかかっていたりなどして、商談や営業に対してのアポイントへのハードルが高かったかと思います。

隙間時間でオンラインに接続すれば簡単に会議ができるため、前よりも商談やMTGが増えたという人が多いと思います。その際にお客様とも何度もメールでやりとりをしたりすると時間がかかってしまったり他の予定との調整が難しかったりしますが日程調整ツールがあれば手軽にセッティングができます。

日程調整ツールのメリット

日程調整ツールをビジネスシーンで活用できているビジネスマンはまだまだ少ないです。

しかし活用の仕方とクセがついてしまえば自身の仕事の効率を一気にあげてくれる最強のツールです。そんな日程調整ツールのメリットについて解説をします。

業務時間を圧縮できる

日程調整に1日にかかる時間は30分から40分と言われています。

どうですか？1つ1つは短い時間のように感じているかもしれませんが、積み重なることで膨大な時間を日程調整に費やしていることがわかります。

このような無駄な時間を日程調整ツールを活用することで大幅に時間を圧縮することができます。

日程調整ツールを活用している人といない人では自分の実施した業務に時間を使える時間も大きく異なるので、それはパフォーマンスに影響が出るのは当然ですよね。

日程調整のミスがなくなる

従来スケジュールの調整は電話やメールでやりとりをしながら、いくつかある候補のなかで調整したい相手の予定を聞いてスケジュールを決めていたと思います。

ただ、そのように人力に頼って日程調整を行うと調整している最中に別の予定が差し込まれたり、失念していた予定に後から気付いてバッティングして再度調整しないといけないなどの手間やミスが発生してしまうことも多々あります。

社内の調整だけであればまだしも、お客様を巻き込んで実施する日程調整については一度のミスで信頼を損ねてしまったり関係性に影響が出てしまう懸念もあります。

そんな時に日程調整ツールを活用すればお互い空いている時間を自動で設定して、日程調整をしてくれます。

時間も短く、簡易的なミスもなく日程調整ができるので最高ですよね。

日程調整ツールのデメリット

日程調整ツールは時間を短縮してミスなく日程調整ができるというメリットがある一方で、いくつかデメリットも存在します。

それらについてしっかりと認識をしたうえで便利に活用しましょう。

伝えたくない予定まで見られてしまう可能性がある

調整したい相手とスケジュールを調整する際に、自分のカレンダー情報をすべて共有しているような設定にしてしまうと、意図していないスケジュールの共有や相手に見せたくなかったお客様の情報などを相手に伝えてしまう可能性があります。

気持ちよく、便利に日程調整をしたいだけなのに、自分のスケジュールを見せたことによって相手の気分を害してしまったり見せてはいけない情報を伝えてしまったらもったいないですし、場合によってはリスクもありますよね。

日程調整ツールを活用する場合は、そのツールがどのような情報を相手に伝えているかはしっかりと確認して使うようにしましょう。

使いにくく運用に乗らないことがある

日程調整はオンライン化が当たり前になり非常に多くの種類が存在するようになりました。

当然ツール毎に使い方や操作画面は異なってきます。
日程調整ツールを社内で活用していこうといざ動き出したものの、使う人によっては以前の自分のやり方がいいなどの声が出てくる可能性があります。

ツールのUIそのものが悪かったり、操作が少し難しかったりするとせっかく便利な機能がある日程調整ツールも活用してもらえないのでなんだかんだ従来の時間がかかる日程調整のやり方に戻ってしまう人もいます。

なので実際に日程調整ツールを活用する場合は事前にしっかりと操作画面や仕様を確認してから導入をしっかりとするようにしましょう。

日程調整ツールはこんな人におすすめ

では、実際に日程調整ツールを活用するのに向いている人にはどんな人が挙げられるのかということを見ていきたいと思います。

営業・インサイドセールス・営業代行・秘書

営業やインサイドセールス、営業代行をされている方は、アポイントメントをとるために自分から以下のような形でメールで日程を提案することも多いのではないでしょうか？

日程調整のためのメール例：

〇〇様

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恐れ入りますが、以下のの候補日程にてご検討いただけますと幸いです。

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■候補日
7/12(月) 16:00 – 19:00
7/13(火) 11:00 – 13:00
7/14(水) 13:00 – 15:00
7/15(木) 15:00 – 19:00
7/16(金) 17:00 – 19:00

所要時間：1時間をご想定ください。

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何かご不明点が出てきましたら、何なりとお申し付けください。

引き続きよろしくお願いいたします。

赤文字の部分の日程をまとめるために、どれくらいの時間を使っていますか？

日程調整ツールを使えば、

・URLをコピーして送るだけ

にすることができます。

また、「URLを送るだけではメールの反応が悪くなってしまいそう、、、」と心配をされている場合には、

・空き時間をテキストで自動抽出してくれる

機能を持った日程調整ツールを使うことで、メールで送るための候補日を一瞬で抽出することができます。

ヒント

つまり、日程調整ツールを使うことで、候補日を出すための時間がほぼ必要なくなる可能性があります。

人事・採用担当者

人事や採用担当者の方は、求職者の方と面談・面接をセッティングすることが多いですが、その際にスケジュール管理がとても大変になります。

面談・面接のセッティングに当たって日程調整のために使っている時間を短くできれば、より多くの求職者と接点を持つ機会が生まれます。

また、日程調整ツールをURLで送ると求職者からの「少し冷たい会社なのかな？」と思われてしまうのではないかと心配されている方もいらっしゃるかもしれません。

その他日程調整が多い人

経営者の方をはじめ、外部との日程調整が多いような方は、日程調整ツールを活用することで、大幅な時短を実現することができる可能性が高いです。

「日程調整ツールって、なんか冷たいな」というイメージを持っている方でも、使える機能がある日程調整ツールもあるので、ぜひ続きをお読みください。