スケコンを活用したオンラインMTG設定の方法

こんにちは。スケコンマガジン編集部です。(「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。)

今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。

今回ご紹介するのは、スケコンを活用したオンラインMTG設定の方法についてです。

スケコンでは、調整用のURLをSNS・メールで簡単にシェアし、参加人数が集まり次第日程が決定できるのが特長。通常のオフラインでのMTGと同様にスケコンを活用することができます。

※スケコンは「ZOOM」「Microsoft Teams」と連携しています。

それでは、具体的な方法について順番に紹介していきます。

 

サービスのトップページにアクセスする

スケコントップ

サービスのトップページにアクセスすると、「1対1予定調整」「複数人予定調整」「空き時間確認」の3つの機能が確認できるので、用途に合った機能を選択します。今回はオンラインMTGを1対1で調整する場合について紹介します。

 

②Googleアカウントでログインしていく

Googleアカウントにログインする必要があるので、「メールアドレス」または「電話番号」を入力してください。

情報を入力するにあたって不安に思われる方もいるかもしれませんが、カレンダーの内容は自分のアカウントからしか見ることができないため心配する必要はありません。

※スケコンの情報は暗号化されているので、第三者に自分のカレンダーが公開されたり、情報が漏洩されることはありません。

 

③スケコンへの権限の確認画面が出るので許可をしていきます

スケコンへの権限付与2

スケコンログイン

④予定の名前を決める

スケコンオンラインMTG設定方法

ログインが出来たら、まずは予定名を入力します(例:〇〇社ミーティング)。

 

⑤予定の条件を細かく設定する

スケコンオンラインMTG設定方法

予定の条件を細かく設定していきます。

ここで設定する必要があるのは次の項目です。

・開催する時間帯
・所要時間
・移動にかかる時間
・開催期間 ※「無期限」も選択可能。「無期限」に設定するとこの条件で作成した予定のURLがずっと使えます

「除外する時間帯」も設定することが可能です。例えば、予めスケジュールが入っている場合に、除外したい時間帯を細かく設定することができます。

今回はオンラインMTGを設定するケースにつき、オフラインでのMTGとは違って移動にかかる時間がないため、「移動にかかる時間」の項目は「0分」になるかと思います。

最後に、この予定は土日・祝日や終日予定があっても候補日に含むかを選びます。

 

⑥候補日を確認する

各項目の条件を設定したら、設定した条件を満たす候補日時が一覧で表示されます。

スケコンオンラインMTG設定方法

Googleカレンダーと合わせて空き時間を確認することも可能。自分の予定と照らし合わせながら確認することで、予定があったことに気がつかずに予定を入れてしまう事態を防ぐことができます。

 

⑦この予定調整を作成する

最後に「この予定調整を作成」ボタンをクリックしたら完了。

スケコンオンラインMTG設定方法

作成した予定調整のURLは期限内なら何度でも利用することができます。

 

⑧招待を相手に共有し、確認してもらい、予定調整が完了

招待はメールやSNS海外であっという間に共有することができます。

 

▼招待された側の確認内容

こちらは招待された拓也さんのメールボックスです。

スケコンオンラインMTG設定方法

 

主催者から出席依頼のメールが届いているので、「以下から希望日時を選択してください」と書かれている箇所のURLをクリックします。

スケコンオンラインMTG設定方法

 

「あなたのカレンダーから回答する」を選択すると、スケコンとご自身のGoogleアカウントが連携されます。

スケコンオンラインMTG設定方法

 

すると、候補日の中から参加可能な日時が瞬時に割り出されます。

スケコンオンラインMTG設定方法

 

そしたら招待された側の拓也さんは、表示された候補の中から日時を選択し、

スケコンオンラインMTG設定方法

 

開始時間を選べば

スケコンオンラインMTG設定方法

 

あっという間にスケジュールが決定します。

スケコンオンラインMTG設定方法

 

その後、主催者にメールが送られ、自分のカレンダーにも予定が記載されます。

スケコンオンラインMTG設定方法

※Googleにログイン無しでも回答することが可能です。回答方法も簡単で、名前とメールアドレスを入力し、希望日時を選択するだけでスケジュールが確定し、同じく主催者に決定通知メールが届く仕組みになっています。

これでスケジュールが確定するので、あとは事前にオンラインMTG用のURLを共有するなどして、当日のMTGを迎える流れになります。

 

スケコンを活用したオンラインMTG設定の方法についての説明は以上になります。