飲み会の日程調整をするための極意とスケジュール管理ツールの活用

飲み会の幹事になった時、皆さんはまず何から始めますか。

「場所はどこにしよう」「日程はいつにしよう」「予算はどの位にしよう」「挨拶は誰にしてもらおう」「余興の準備はどうしよう」など

その中でも特に面倒なのが「日程調整」です。

参加者全員のスケジュールを聞き、その中で一番適している日程を調整しなければなりません。

今回は、日程調整簡単に終わらせための極意と、おすすめのスケジュール調整について紹介します。

飲み会の幹事を任命された方はぜひ参考にして下さい。

飲み会の日程調整するための極意

飲み会の日程調整をするためには以下の5つの点は絶対に外してはいけません。

  • 候補日は4日~5日程度幹事の方で絞っておく
  • 相手の日程は日々変化するため、とにかく早くスケジュールを確定してしまう
  • 検討中の人を極力少なくする
  • 予算をある程度先に提示する
  • 参加キャンセルの締め切りを明確にする

これらを守れば、スケジュール調整はある程度簡潔に済ますことが可能です。

候補日は4日~5日程度幹事の方で絞っておく

飲み会の日程調整するには、候補日を幹事の方である程度絞っておくことが望ましいです。

というのも、相手に

「飲み会をしようと思いますが、空いている日程はありますか?」

と投げかけてしまうと、相手に日程を調整させる手間がかかる上、送られてきた日程が他の人の空き日程と合わない可能性が高いからです。

飲み愛の日程調整のコツは「出来るだけ簡潔に、相手に負担をかけさせない」ことが大切です。

そのためにも、候補日は幹事の方で絞って、相手には回答のみさせるようにしましょう。

相手の日程は日々変化するため、とにかく早くスケジュールを確定してしまう

せっかく日程調整をしてもらったのに、いつまでも決定された日程が送られて来なければ、回答者に新しい日程が入ってしまうかもしれません。

日程調整のコツは、当日もしくは次の日までには日程を決定してしまうことです。

いつまでも未確定のままでは決まるものも決まりません。

もし、未回答者が数人いたとしても、一度仮決定として日時を周知しておくことが望ましいです。

仮決定は1日ないし2日程度まで絞っておくようにしましょう。

検討中の人を極力少なくする

日程調整で一番困るのが「検討中」として日程の回答をいつまでもくれない人がいることです。

日程調整のコツは、この「検討中」の人を極力少なくすることです。そのためには

  • 検討中の理由を個別に把握する
  • いつまでに回答が貰えるか把握する

必要があります。

検討中の人は、予め入っていた予定を逆に調整してくれている場合があります。

連絡する際には催促をするのではなく、理由を聞き、いつまでに調整が可能なのかを把握するようにしましょう。

注意してほしいのは、理由を聞く際には個別に連絡をするという点です。

プライベートな理由の場合もありますので、相手に配慮して連絡をするようにしましょう。

予算をある程度先に提示する

飲み会である以上会費がかかります。会社のフォーマルな飲み会でなければ、会費が高ければ行きたくないという人も少なからずいるでしょう。

そのため、予算はある程度先に提示しておくと親切です。

特に、1次回だけでなく2次回3次回とセッティングする場合は、その旨も予め伝えておくと良いでしょう。

参加キャンセルの締め切りを明確にする

日程が決まれば、予算に応じて会場を決め、挨拶や余興の準備に入りたいところですが、最後に「参加キャンセルの締め切りを明確にしておく」ことを忘れないようにしましょう。

先日付で日程調整をしていれば、誰かしら急な予定が入り飲み会をキャンセルしたいという人が出てきてもおかしくはありません。

急なキャンセルを防ぐ観点からも、参加キャンセル可能な締め切り日は決めておきましょう。

締め切りは、会場のキャンセル料を基準にすると良いでしょう。

キャンセル料が発生する日の2日~3日前に設定すると、余裕を持って日程調整できます。

飲み会の日程調整にはスケコンがおすすめ

これまでに飲み会の日程調整を行う極意を紹介しましたが、これらを簡単に行えるのがスケコンと呼ばれるスケジュール調整ツールです。

スケコンでは

  • AIコンシェルジュによって空き日程を自動で抽出
  • スケジュール共有はURLを送るだけ。相手は空いている人を選択するのみ
  • Googleカレンダーと同期可能。
  • 相手もGoogleカレンダーを利用していれば全員の空き日程から最適な日程を抽出してくれる。
  • 候補日が確定したら自動でカレンダーに入力されるため、ダブルブッキングがしない
  • セキュリティが万全
  • 無料

などのメリットがあります。

幹事の空き日程から複数の候補日を自動で抽出してくれるため、その候補日をURLにして全員に送付すれば、簡単に日程を調整できます。

回答者は送られてきた日程に対して、一番良い日程を選択して送り返すだけ。

スケコンを利用したことがなくても分かりやすい仕様ですので、利用方法を迷うこともありません。

また、回答者がGoogleカレンダーと同期していた場合は、回答者の空き日程も自動で抽出されるため、日程を選択する手間も掛からず調整できます。

まとめ

飲み会の日程調整の極意とスケコンについて紹介しました。

人数が多くなるに連れて日程調整は面倒に感じることも多いです。出来るだけ手間を少なくして調整するようにしましょう。

今回紹介したスケコンなどのスケジュール管理ツールは無料で始められるものが多いので、ぜひ導入を検討してみて下さい。