こんにちは。スケコンマガジン編集部です。（「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。）
今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。
今回は、転職活動で必要な日程調整のお礼メールについて解説していきます。
転職活動においてはメールでも社会人としての礼儀があるかどうかを見られています。書き方に迷っている方は、ぜひ参考にしてください。
転職活動でお礼メールは必須
転職活動をしていると、相手が面接などのスケジュール調整をしてくれます。面接スケジュールは主に企業の人事担当が調整を行い、場合によっては上司や役員の調整もしなければならないため、意外と大変な業務です。
人事担当がスケジュール調整を終えると、スケジュール調整の完了と正式な日程が通知されます。この際、お礼の返事をしておく必要があります。
お礼メールの書き方
スケジュール調整のお礼メールは、いくつかの決まりに従って書けば問題ありません。ただし、日程が合わない場合は再度こちらから候補日の提案などを行う必要があります。
お礼は返信メールで良い
メールの件名は変更せず、「Re:元の件名」とし、過去のメール本文も残して返信します。これは、過去のメール文が把握できるためです。
件名に「Re:件名（氏名）」と名前を加えるとより親切です。
こちらからお礼のメールを送る場合は、「用件（氏名）」のようにわかりやすい件名にしておきましょう。人事担当は1日にいくつもの候補者からメールを受け取っている可能性があります。同じ苗字の人がいる可能性もあるので、特に初めて送る場合は、苗字＋名前を両方書いた方が良いでしょう。
名前と感謝の気持ちを伝える
返信の場合は、「お世話になっております」、あるいは、「ご返信ありがとうございます」で始めましょう。次に、「貴社求人に応募させていただいた○○です」と自分の名前を記載します。
文末では、「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」などと相手を気遣う気持ちも伝えておきましょう。
最後に、自分の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど、履歴書に記載してある連絡先などを記載します。
相手の提示してきた日程に同意する場合は、簡単な返事だけで大丈夫です。余計なことは書かず、テンプレートを書き換えれば問題ありません。
例えば、以下のような文章を送りましょう。
件名）
Re：元の件名（指名）
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
貴社求人に応募させていただいた〇〇です。
ご多忙の中、面接の時間調整いただき誠にありがとうございます。
ご提示いただいた中で、下記の日時にお伺いしたく存じます。
12月21日（金）13時～
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
わかりやすい内容を心がける
メールの本文は、なるべく簡潔に、わかりやすい内容を心がけましょう。
気をつけるポイントはこちら
- 適度に改行する
- 複数並べる場合は箇条書きを使用
- 1つの文章が長すぎないように
- 省略記号は使わない
改行が入らずぎっしり詰まっている文章はとても読む気になれません。
適度に改行をして見た目の読みやすさも整えます。
1つの文章でダラダラと長くならないよう、複数条件を並べるなら箇条書きを使用、句読点が3つ以上ある文章は2つに分けられないか見直しましょう。
日程が合わない場合は候補を複数あげる
もし相手からのスケジュール調整メールの中に対応可能な日程がなかったり、急遽都合が悪くなってしまった場合は、こちらから再度日程調整をお願いする必要があります。
スケジュールの再調整をお願いする場合は、自分から第3候補くらいまでの日時を記載し、相手に決めてもらいましょう。
例えば、以下のような文章になります。
件名）Re：元の件名（氏名）
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
貴社求人に応募させていただいた〇〇と申します。
このたびは、面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、ご提示いただいた日での都合がつかず、
以下のいずれかの日程で再度ご検討いただくことは可能でしょうか。
12月3日（月）18:30以降
12月5日（水）10:00～14:00
12月6日（木）18:30以降
12月7日（金）10:00～13:00
上記でのご調整が難しい場合は、お手数ですが、再度候補日程をご連絡いただけますと幸いです。
ご多忙とは存じますが、ご検討よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
日程調整の連絡が来ない時の催促メール
面接の日程調整のお願いをしたのに相手から連絡が来ない... そんなときは、催促のメールを送らなければなりません。
催促するのは失礼ではないか？と気になる方も多いと思いますが、日程が決まらないといつまでも面接ができないということになってしまいますので、きちんと状況を伝えて連絡してもらえるよう促すメールを送っておきましょう。
催促メールは特に、丁寧な表現になるよう気遣いが必要ですのでこちらの例文を参考にしてください。
件名）Re：元の件名（氏名）
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
貴社求人に応募させていただいた〇〇と申します。
先日は面接をしていただける旨をお伝えいただき、ありがとうございます。
ご相談させていただいております面接の日程ですが、
まだご連絡をいただいていないようですので、ご確認いただけますでしょうか。
念のために以前お送りしたメールを再度転送いたします。
第1希望 ◯月◯日 ◯：◯◯〜◯：◯◯
第2希望 ◯月◯日 ◯：◯◯〜◯：◯◯
第3希望 ◯月◯日 ◯：◯◯〜◯：◯◯
上記の日程でご調整頂けますと幸いです。
ご多忙とは存じますが、ご連絡いただけますよう、よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
メールでもビジネスマナーは見られている
メールはビジネスシーンにおいて大切なマナーでありコミュニケーションです。
たかがメールと言えど、採用担当者はしっかりとメールの文面を見ており、おかしな言葉遣いや横柄な態度は当然採用結果に悪影響を及ぼします。
いつも「見られている」という緊張感を持ち、社会人としての教養があることをアピールしていきましょう。
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