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世界のデジタル化に後れを取っていると指摘されている日本社会。しかしいまだに決裁などに印鑑を用いている会社も多いのではないでしょうか。
実は最近、政府は印鑑などを使わないデジタルの契約書「電子契約」の効果を認める文書を出したのです。
これを期にデジタル化は進むのでしょうか？詳しい内容を見ていきましょう。
電子契約に関する政府の見解
政府は2020年9月、総務省、法務省、経済産業省の連名で、電子契約に関する見解を発表しました。これによると、事業者署名型電子契約サービスが電子署名法第３条に準拠し得るとされています。
つまり、民事訴訟にて電子契約で締結した契約書も、文書の真正性があると見なされるのです。
これまで電子契約における政府のスタンスは曖昧であり、どこまでが電子契約で認められるのか明確に示されていませんでしたが、今回電子契約の効力があることが公式に示されたのです。
電子契約のメリット
電子契約には様々なメリットがあります。訴訟時の効力だけではなく、スペースの確保や費用の節減にも効果があります。
電子契約にも証拠力がある
文書が証拠として認められるためには、本人の意思でその文書を作成したことを証明する必要があります。本人の意思によるものと判断する材料は、本人の署名又は押印です。つまり、署名や押印があれば「本人の意思あり」として証拠資料とすることができるのです。
これは電子契約のような電子データの場合にも同様の規定があり、作成者本人による電子署名がなされた電子契約については、押印した契約文書と同様の効力が認められています。
例えば、「クラウドサイン」のような電子データによる契約書のやり取りも、同様の効力が認められることになるのです。
印紙税は発生しない
印紙税法第2条には「別表第1の課税物件の欄に掲げる文書には、この法律により、印紙税を課する」とあり、契約書や領収書など課税対象となる文書には収入印紙を貼ることが義務付けられています。
一方、電子文書については、国税庁が次のような見解を示しています。
「注文請書の現物の交付がなされない以上、たとえ注文請書を電磁的記録に変換した媒体を電子メールで送信したとしても、ファクシミリ通信により送信したものと同様に、課税文書を作成したことにはならない」
国税庁HP『請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について』
つまり、電子契約には印紙税はかからないため、費用の節減につながるのです。
スペースの確保
当然ながら、電子契約の場合は手元に紙が残らず、郵送する手間も必要ありません。そのため、時間とスペースを節約することもできます。
法務などのデスクワークでは書類が手元にたまりやすく、書類が多い職場では重要書類の紛失など大きなリスクにも繋がります。
限られたスペースを確保する上でも、電子契約は役立つのです。
「クラウドサイン」はデジタル時代の必須ツールに
電子契約サービスとして多くの企業に導入されている「クラウドサイン」は、デジタル化推進の流れに後押しされ、今ではデジタル化への必須ツールとなりつつあります。
電子契約であればその場で契約書を作成し、すぐに相手にサインしてもらうことができます。面倒な郵送でのやり取りや郵送費用などもかからず、すぐに契約から実際の作業に移ることができます。
仕事を効率化する上でも、クラウドサインのような法務部門のデジタル化は必要不可欠でしょう。
電子契約で無駄な書類のやりとりから解放された
筆者もクラウドサインなどの電子契約を導入して企業とやり取りするようになってから、無駄な書類のやり取りから解放され、契約周りのやりとりが劇的に効率化しました。
特にスケジュールが迫っている場合は、契約書のやり取りに時間をかけてしまうと中々次のやりとりに移ることができません。
電子契約を導入して、時間や手間を削減し効率的な職場環境を整えてみてはいかがでしょうか。
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